Leernetwerk Veilig vergaderen

Nota bene: voor de leesbaarheid zijn de tips en suggesties hieronder 'toegeschreven’ op gemeenten, maar deze gelden uiteraard ook voor provincies en waterschappen.  

Richt het gebouw veilig in

Een overzicht van de meest in het oog springende tips en suggesties:

• Creëer (indien mogelijk) gescheiden looproutes voor raadsleden cq het college en het publiek
• Hou tijdens de vergadering (voldoende) afstand tussen raadsleden cq het college en het publiek en laat raadsleden niet met hun rug naar het publiek zitten
• Zet beveiliging in en deel het gemeentehuis desgewenst op in diverse ringen (bijvoorbeeld raadszaal, publieke tribune en buiten de raadszaal) waarbij iedere ring zijn eigen beveiliging(sniveau) heeft. Nota bene: werk zoveel mogelijk met vaste beveiligers. Een beveiliger die er regelmatig is, kan bij verschillende situaties beter en sneller inschatten wat er aan de hand is en of het nodig is om in te grijpen
• Overweeg om toegangspoortjes neer te zetten
• Zorg (indien mogelijk) dat er meerdere uitgangen beschikbaar zijn

Let op: om te bepalen wat er in uw specifieke situatie nodig is, is het raadzaam een scan van uw raadszaal (en eventueel een groter deel van uw gemeentehuis) te laten doen door een professionele partij. Zo’n scan brengt aan het licht waar uw ‘zwakke plekken’ zitten en geeft u handvatten om gerichte maatregelen te nemen. Bij het nemen van maatregelen is uw doel uiteraard de fysieke veiligheid op orde krijgen, maar wilt u tegelijkertijd zo toegankelijk blijven voor publiek. Het kan daarbij zoeken zijn naar de juiste balans.  

Aantallen bezoekers tijdens een vergadering

Een veilige inrichting heeft ook te maken met de hoeveelheid mensen die tijdens een vergadering aanwezig is. Wanneer er bij een bepaalde vergadering veel mensen worden verwacht, kan het handig zijn een maximum aantal bezoekers in te stellen. Het is raadzaam dit vooraf te communiceren via bijvoorbeeld de website en daarbij een aanmeldmogelijkheid op te nemen. Richt desgewenst een extra zaal in waar mensen die niet meer in de raadszaal passen digitaal kunnen meekijken.

Vergaderingen met een hoger risico

Bedenk dat u niet verplicht bent om vergaderingen in de raadszaal te houden. Een vergadering die een hoger risico met zich meebrengt, kunt u dus ook op een uitwijklocatie organiseren.

Stel een veiligheidsprotocol op

Wanneer er zich onverhoopt een incident voordoet, is het belangrijk dat u beschikt over een veiligheidsprotocol en dat u dit duidelijk communiceert aan betrokken medewerkers in uw organisatie. Het is aan te bevelen om in het protocol verschillende scenario's op te nemen van situaties die zich kunnen voordoen. Zo weet iedereen waar hij of zij op kan terugvallen wanneer dat nodig mocht zijn. 

Bepaal de rollen

Wacht niet tot er een incident is, maar ga preventief met elkaar in gesprek en bepaal de onderlinge rollen. Stel per rol vast wat het handelingskader is en zorg dat iedereen zijn of haar rol goed pakt wanneer dit nodig is. Dit vraagt onder meer om goed overleg tussen de afdeling communicatie, facilitair, de griffie en het presidium. Ook in de beide driehoeken is het raadzaam de samenwerking goed vooraf door te spreken. 

Griffier

Als hoeder van de raad is een belangrijke rol weggelegd voor de griffier. Voor hem of haar is desgewenst het weerbaarheidspakket voor griffiers beschikbaar dat het Netwerk Weerbaar Bestuur eerder heeft ontwikkeld. 

Bereid je voor

Stel de samenwerking binnen de organisatie goed af met alle betrokkenen en oefen periodiek met scenario’s die in de realiteit zouden kunnen optreden; doe dit aangekondigd en onaangekondigd. Wie oefent, merkt waar er bijvoorbeeld nog zwakke punten in de samenwerking zitten en welke maatregelen er in dat kader nodig zijn. Betrokkenen zijn bovendien beter voorbereid op momenten dat er echt een keer een incident is.

Peil wat er buiten leeft

Ga ‘strategische bondgenootschappen’ aan met sleutelfiguren in een wijk. Een sleutelfiguur is iemand met veel contacten in de wijk die weet wat er speelt en welke sentimenten er leven. Dit kan bijvoorbeeld een voetbalcoach zijn of iemand die om een andere reden ‘aanzien’ geniet bij wijkbewoners.

Omgevingsanalyses

Scan (sociale) media om structureel te kunnen volgen wat er in de gemeenschap leeft. Hiervoor zijn (software)tools beschikbaar die veel werk uit handen kunnen nemen. Wees u wel bewust van juridische kaders en privacywetgeving die gelden rondom online monitoring. 

Vraag hulp bij de ‘buren’

Kleine gemeenten hebben vaak minder kennis en capaciteit in huis. Daarom is het belangrijk dat zij een ‘hulpvraag’ kunnen uitzetten bij een grotere buurgemeente, bijvoorbeeld over de inzet van beveiligers. 

Blijf in gesprek, maar stel wel grenzen

Probeer met mensen in gesprek te blijven, ook als zij de vergadering verstoren. Ergens stopt dat gesprek natuurlijk wel. In het geval van een strafbare bedreiging of wanneer iemand zich bedreigd voelt, zijn er mogelijkheden om dit op te volgen. Bijvoorbeeld door middel van een stopgesprek door de politie. 

Evalueer na afloop

Zorg na afloop van een vergadering waarin het misschien onrustig verliep voor een evaluatie of een terugblik. Ga in gesprek met verschillende betrokkenen (volksvertegenwoordigers, beveiligers, facilitaire medewerkers, ...) over hoe zij zich voelen en wat er eventueel nodig is om zaken die niet optimaal verliepen te verbeteren. En probeer het met een vaste frequentie (bijvoorbeeld jaarlijks) over dit onderwerp te hebben (doen we het nog goed, zijn er verbeteringen nodig, ...).   

Nieuwe deelnemers gezocht

Het Leernetwerk Veilig vergaderen bestaat op dit moment uit 25 gemeenten, 3 provincies en 1 waterschap. Graag willen we het Leernetwerk uitbreiden met nieuwe deelnemers. Wilt u aansluiten? Meldt u dan voor 6 mei 2026 aan. Dit kan door een bericht te sturen aan charlotte.kleef2@minbzk.nl, svp via de griffie, gemeente-/provinciesecretaris of secretaris-directeur.